Worktracker Hilfe

Eine Anleitung für alle. Abschnitte für Teamleiter und Admins erscheinen nur, wenn sie für dich gelten.

Erste Schritte

Es gibt keine Selbstregistrierung: Ein Admin legt dein Konto an, inklusive Sprache, Zeitzone, Feiertagszone, Soll-Arbeitszeit und Zeitformat. Du bekommst eine E-Mail mit einem Button, über den du dein eigenes Passwort festlegst. Der Link ist 7 Tage gültig. Ist er abgelaufen oder verloren gegangen, lass ihn dir von einem Admin erneut schicken.

Beispiel einer Einladungs-E-Mail — Die Einladungs-E-Mail, die du bekommst, wenn ein Admin dein Konto anlegt.

Passwort festlegen — Der Klick auf den Button führt hierher: Wähle ein Passwort und bestätige es.

Passwort vergessen? Auf der Login-Seite fordert Passwort vergessen? eine Mail mit einem Link zum Zurücksetzen an. Mit den Links EN / DE / PT oben rechts schaltest du die Sprache um. Das gilt nur für deine aktuelle Sitzung. Dauerhaft änderst du sie im Profil.

Zeit erfassen

Auf dem Dashboard spielt sich dein Tag ab. Es zeigt deinen Status (Noch nicht gestartet, Du arbeitest gerade, Du bist in der Pause), die heute gearbeitete Zeit ohne Pausen und die Buttons dazu:

Arbeitsbeginn startet die Zeiterfassung für den Tag.
Pause beginnen unterbricht die Erfassung, Pause beenden setzt die Arbeit fort. Du kannst mehrere Pausen pro Tag machen. Pausenzeit zählt nie als Arbeitszeit.
Feierabend schließt den Tag ab.

Dashboard vor Arbeitsbeginn — Vor dem Start: nur der Button *Arbeitsbeginn*.

Dashboard während der Arbeit — Während der Arbeit: laufende Arbeitszeit, heutige Pausen, die Tabelle *Heute* mit allen Abschnitten und darunter *Buchungen korrigieren*.

Feierabend vergessen? Offene Buchungen

Worktracker schließt deinen Tag nie automatisch. Hast du den Feierabend vergessen, bleibt der Status über Mitternacht hinaus bei Du arbeitest gerade (mit 0:00 für den neuen Tag). Im Wochenreport markiert ein ⚠ den Tag mit der offenen Buchung. So korrigierst du sie:

Öffne Berichte und die betroffene Woche (mit Vorherige Woche zurückblättern).
Klicke beim betreffenden Tag auf Bearbeiten.
Trage bei Arbeitsende die richtige Uhrzeit ein und speichere.

Buchungen korrigieren

Falsche Uhrzeit erwischt? Je nach Tag gibt es zwei Wege. Jede Änderung wird im Protokoll festgehalten, einen Fehler zu korrigieren ist also unproblematisch.

Heute: Im Bereich Buchungen korrigieren auf dem Dashboard steht jede Buchung von heute mit ihrem Zeitpunkt. Ändere die Zeit im Eingabefeld und klicke Speichern, oder entferne die Buchung mit Loeschen. Das Eingabefeld folgt deinem Zeitformat aus dem Profil (24 oder 12 Stunden).
Vergangene Tage: In Berichte führt Bearbeiten beim Tag zur Tagesansicht mit Arbeitsbeginn, Arbeitsende und allen Pausen. Mit + Weitere Pause fügst du eine Pause hinzu, mit dem kleinen × entfernst du eine. Lässt du Beginn und Ende leer (und ohne Pausen), werden alle Buchungen dieses Tages gelöscht.

Einen vergangenen Tag bearbeiten: Beginn, Ende und Pausen.

Urlaub & andere Abwesenheiten

Öffne Urlaub in der Navigation. Oben siehst du deine Resttage für das Jahr (z. B. 24 von 30, mit der Zahl der bereits verbrauchten Werktage). Darunter trägst du unter Neue Abwesenheit Typ, Von und Bis ein und klickst Eintragen. Es gibt vier Typen:

Urlaub zählt gegen dein jährliches Urlaubskontingent. Nur Werktage werden gezählt, Wochenenden und Feiertage nicht.
Krankheit zählt nicht gegen den Urlaub.
Arbeit ist für einen Wochenend- oder Feiertag, den du bewusst gearbeitet hast. Dein Soll für diesen Tag wird ein normaler Arbeitstag (statt 0 Stunden), damit die Zeit nicht komplett als Überstunde zählt.
Frei ist Freizeitausgleich. Das Soll an regulären Werktagen wird 0, ohne dein Urlaubskontingent zu verbrauchen.

Für alle Typen kannst du auch einen halben Tag wählen, das geht nur für einen einzelnen Tag (Von = Bis). Überschneidende Einträge sind nicht erlaubt. Einen Eintrag entfernst du in der Liste mit Loeschen.

Urlaubs-Seite — Resttage, das Formular für einen neuen Eintrag und die Liste deiner Abwesenheiten.

Berichte

Berichte zeigt deine aktuelle Woche: pro Tag die gebuchte Zeit (Ist), das Soll und die Differenz, unten die Summe der Woche. Mit Vorherige Woche und Nächste Woche blätterst du. Wochenenden und Feiertage (mit Namen) haben 0 Stunden Soll, Urlaub, Krankheit und Frei ebenfalls. Tage, die noch nicht erreicht sind, zählen nicht ins Soll, sonst stündest du mitten in der Woche fälschlich im Minus.

Wochenreport — Die Wochenansicht mit Urlaubstag und *Bearbeiten* für vergangene Tage.

Der Zeitraum-Report (Link oben rechts) summiert einen frei wählbaren Zeitraum mit Von und Bis oder den Abkürzungen Dieser Monat, Dieses Jahr und Letztes Jahr. Du siehst Überstunden oder Minderstunden insgesamt und je Monat. Als Excel exportieren lädt auf beiden Ansichten eine Tabelle herunter.

Dein Profil

Öffne das Menü mit deinem Namen (oben rechts) und wähle Profil. Alle Einstellungen betreffen nur dich:

Profil-Informationen und Passwort: Name und E-Mail-Adresse, darunter das Ändern deines Passworts.
Sprache: Deutsch, English oder Português.
Zeitzone: Deutschland (Berlin) oder Portugal (Lissabon/Faro). Sie bestimmt, wie Buchungszeiten angezeigt werden und wo ein Tag beginnt und endet.
Zeitformat: 24-Stunden (14:30) oder 12-Stunden (2:30 PM). Das betrifft nur die Eingabefelder, etwa beim Korrigieren. Gespeichert wird immer eindeutig.
Feiertagszone: bestimmt, welche Feiertage als arbeitsfreie Tage in Soll und Urlaubsberechnung gelten (Deutschland bundesweit, Deutschland plus ein Bundesland, oder Portugal).
Soll-Arbeitszeit pro Tag: deine tägliche Soll-Stunden-Zahl, z. B. 8 oder 6,4 bei Teilzeit. Sie gilt an regulären Arbeitstagen. An Urlaub, Krankheit, Wochenenden und Feiertagen bleibt das Soll 0.
Personio-Import: der Link Zum Import, siehe unten.
Konto löschen: ganz unten. Das entfernt dein Konto und alle zugehörigen Daten endgültig.

Sprache, Zeitzone, Zeitformat, Feiertagszone und Soll-Arbeitszeit, unabhängig voneinander.

Personio-Import

Hast du bisher in Personio erfasst, kannst du deine Historie selbst übernehmen: Profil → Zum Import. Wähle eine einzelne CSV-Datei aus dem Personio-Export oder ein ZIP/TGZ-Archiv mit mehreren CSV-Dateien in derselben Form (bis zu 50 Dateien, 50 MB entpackt) und klicke Importieren. Importiert wird immer in dein eigenes Konto.

Tage, an denen du bereits Buchungen hast, werden übersprungen. Der Import kann also nie bestehende Daten überschreiben und füllt nur Lücken.
Nach dem Import siehst du, wie viele Tage (und Buchungen) übernommen und wie viele übersprungen wurden, samt der übersprungenen Daten.
Unvollständige Perioden ohne Ende werden nicht übernommen.

Personio-Import — Datei wählen und importieren.

Feedback & Fehler melden

Ein Bug oder ein Wunsch? Der Link Feedback ganz unten auf jeder Seite öffnet ein Formular, dessen Meldung direkt als Ticket bei uns landet:

Art: Fehler (Bug) oder Funktionswunsch.
Titel und Beschreibung: beschreibe möglichst genau, was du getan hast und was passiert ist.
Wie sehr stört dich das? (nur bei Fehlern): Kleine Unschönheit oder Blockiert mich bei der Arbeit.
Screenshots (optional): bis zu 5 Bilder mit je maximal 5 MB. Du kannst Bilder auch direkt aus der Zwischenablage einfügen (Strg/Cmd+V).

Mit Absenden geht die Meldung raus, du landest wieder auf dem Dashboard mit einer Bestätigung. Eine automatische Antwort per E-Mail gibt es nicht.

Wer sieht was?

Du selbst siehst alle deine Daten.
Dein Teamleiter sieht deine gebuchten Zeiten, dein Soll und deinen Saldo, deinen Urlaubsstand und deine Krankheitstage.
Kollegen in deinem Team sehen nur, ob du Urlaub, frei oder Arbeit eingetragen hast. Krankheit sehen sie nicht. Zeiten und Salden sehen sie ebenfalls nicht.
Alle anderen sehen nichts von dir.
Admins verwalten Konten, Rollen und Teams und sehen das Protokoll. Gebuchte Zeiten anderer sehen auch sie nicht, ebenso wenig deren Berichte, Urlaubssalden oder Tagesansichten. Nur wenn ein Admin selbst Teamleiter ist, sieht er die Zeiten seiner eigenen Mitglieder. Buchungen korrigiert jeder ausschließlich für sich selbst, auch Admins und Teamleiter ändern keine fremden Buchungen.